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titre: "Cartographie"
source: https://lockness-informatique.fr/methode/cartographie
site: Lock.Ness
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# Cartographie

Cartographier les données ne consiste pas à dresser la liste des logiciels utilisés. Il faut suivre les informations depuis leur collecte jusqu’à leur suppression, en passant par les échanges, les traitements, les sauvegardes et les archives. Dans une PME, une même donnée peut se trouver dans l’outil de gestion, une messagerie, un classeur partagé, le poste d’un salarié et l’espace d’un prestataire. L’erreur habituelle est de prendre l’inventaire officiel pour la réalité complète, alors que les copies de travail et les anciens dépôts restent hors du champ.

## Ce que nous regardons

- Les catégories de données détenues : clients, salariés, fournisseurs, prospects, contrats, pièces comptables et documents métier.
- Les emplacements réels de stockage, qu’ils soient internes, hébergés, partagés ou conservés sur des postes de travail.
- Les points d’entrée, depuis les formulaires et boîtes de réception jusqu’aux imports, numérisations et échanges de fichiers.
- Les transferts entre applications, sociétés liées, cabinets externes, sous-traitants et outils de communication.
- Les duplications créées par les exports, sauvegardes locales, pièces jointes, espaces collaboratifs et supports amovibles.
- Les responsables identifiés pour chaque ensemble de données, ainsi que les règles de classement, d’archivage et de suppression associées.

## Les écarts les plus courants

La documentation décrit les applications principales, mais omet les dossiers constitués au fil des années. Des exports de clientèle, des copies de factures ou des fichiers de paie subsistent dans des répertoires personnels sans être rattachés à un usage actuel.

Les circuits réels diffèrent parfois des procédures écrites. Une pièce reçue par courriel est enregistrée dans l’outil métier, puis conservée dans la messagerie et copiée dans un dossier partagé ; les trois exemplaires n’ont ni le même responsable ni la même durée de conservation.

Les changements de prestataire laissent également des traces dispersées. Un ancien espace d’échange, un compte de stockage ouvert pour une mission ponctuelle ou une base issue d’une migration peuvent rester accessibles alors que leur existence n’est plus connue des équipes en poste.

## Les cinq niveaux

| Niveau | Ce que cela décrit |
|---|---|
| 1 | Les données sont dispersées et leur localisation dépend de la mémoire de quelques personnes. |
| 2 | Les applications principales sont recensées, mais les copies, échanges et archives restent largement inconnus. |
| 3 | Les catégories, emplacements et circulations majeures sont documentés, avec encore des zones non attribuées. |
| 4 | La carte couvre les dépôts secondaires, désigne les responsables et suit les créations comme les suppressions. |
| 5 | La localisation et le parcours des données sont vérifiés périodiquement sur le terrain et les écarts constatés sont corrigés. |

## La question à se poser

**Savons-nous où sont toutes nos données, y compris leurs copies oubliées ?**